Web-Apps und Individualsoftware für Ihre Abläufe

Kapitel 01

Was ist eine Custom Web App und was ist eine Company App?

Eine Custom Web App ist eine Anwendung, die Sie über den Browser aufrufen und die speziell für die Abläufe eines Unternehmens entwickelt wurde. Sie müssen nichts installieren: Ein Link und eine Anmeldung genügen. Eine Company App ist eine solche Anwendung für den internen Gebrauch. Sie dient Ihren Mitarbeitenden, Teams oder Standorten. Ein Kundenportal ist die Variante für Ihre Kunden oder Partner.

Der Unterschied zur Standardsoftware liegt im Zuschnitt. Standardsoftware wird für viele Unternehmen gebaut und deckt deshalb den Durchschnitt ab. Eine Custom Web App bildet Ihren Prozess ab, mit Ihren Begriffen, Ihren Rollen und Ihren Schnittstellen. Sie ist damit das Werkzeug, wenn ein Ablauf zu speziell ist, um ihn in einem fertigen Programm sauber umzusetzen.

Typische Beispiele aus KMU:

• Auftragsverwaltung: Aufträge, Zuständigkeiten und Status an einem Ort, statt in Excel und Postfächern.
• Kundenportal: Kunden laden Unterlagen hoch und sehen den Bearbeitungsstand, ohne anzurufen.
• Freigabeprozess: Eine Anfrage wandert automatisch zur zuständigen Person und zurück.
• Dashboard: Kennzahlen aus ERP, CRM und Buchhaltung in einer Ansicht.
• Notfallkanal: Eine bewusst einfache Anwendung, die erreichbar bleibt, wenn interne Systeme ausfallen.

Eine Web App ist nicht das Gleiche wie eine Website. Eine Website informiert, eine Web App erledigt Aufgaben: Sie speichert Daten, prüft Eingaben, kennt Nutzerrollen und stößt Abläufe an.

Kapitel 02

Individualsoftware oder Standardsoftware: Wie entscheiden Sie?

Die richtige Antwort ist nicht immer „individuell“. Für Aufgaben, die in jedem Unternehmen gleich ablaufen, etwa Buchhaltung, Lohn oder E-Mail, gibt es bewährte Programme. Hier lohnt eine Eigenentwicklung selten.

Individualsoftware kommt in Frage, wenn mindestens einer der folgenden Punkte zutrifft:

• Ihr Ablauf ist besonders. Er unterscheidet Sie vom Wettbewerb oder ist branchenspezifisch.
• Sie arbeiten mit Umwegen. Mitarbeitende pflegen dieselben Daten in zwei oder drei Programmen oder übertragen sie von Hand.
• Excel stößt an Grenzen. Eine Tabelle ist über Jahre gewachsen, hat viele Nutzer und niemand traut sich, sie zu ändern.
• Externe sollen zugreifen. Kunden oder Partner brauchen einen geschützten Zugang, der in keinem Ihrer Programme vorgesehen ist.
• Standardsoftware ist überdimensioniert. Sie bezahlen für viele Funktionen und nutzen nur wenige.

Dagegen sprechen:

• Der Ablauf ist noch nicht geklärt. Dann sollten Sie zuerst den Prozess ordnen und erst danach Software bauen.
• Eine Standardlösung deckt fast alles ab und die Lücke lässt sich durch Konfiguration oder eine kleine Automatisierung schließen.
• Es gibt niemanden, der die Anwendung später inhaltlich verantwortet.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Betrieb verwaltet Serviceeinsätze in einer Tabelle, die Rechnungen laufen in Lexware oder DATEV. Die Buchhaltung muss nicht ersetzt werden. Es reicht eine kleine App, in der die Techniker Einsätze erfassen und die Daten an die Buchhaltung übergeben werden. Die Eigenentwicklung bleibt klein, der Nutzen ist spürbar.

Eine Mischform ist oft die beste Antwort: Standardsoftware für das Übliche, eine Custom Web App für den speziellen Teil, verbunden über Schnittstellen. So bleibt die Eigenentwicklung klein und überschaubar. Wir sagen Ihnen im Erstgespräch offen, welche Variante zu Ihnen passt.

Kapitel 03

Wie läuft eine Entwicklung ab?

Ein Projekt gliedert sich bei uns in fünf Phasen. Entscheidend ist, dass Sie nach jeder Phase wissen, wo Sie stehen.

1. Erstgespräch (30 Minuten, kostenlos). Wir klären die Aufgabe, die beteiligten Personen, die vorhandenen Systeme und ob eine Individuallösung sinnvoll ist.

2. Analyse. Wir schauen uns den Ablauf an, wie er tatsächlich läuft, nicht wie er im Handbuch steht. Wir sprechen mit denjenigen, die täglich damit arbeiten. Ergebnis ist eine klare Beschreibung des Umfangs: Was muss die App können, was nicht, welche Rollen gibt es, welche Systeme werden angebunden. Darauf basiert das Angebot.

3. Umsetzung. Wir entwickeln in Etappen. Nach jeder Etappe zeigen wir Ihnen einen lauffähigen Stand. Das hat einen praktischen Grund: Menschen erkennen oft erst am echten Bildschirm, was sie wirklich brauchen. Je früher Rückmeldungen kommen, desto günstiger sind Korrekturen.

4. Einführung. Ihr Team testet die App mit echten Aufgaben. Wir beheben Fehler, weisen die Nutzer ein und starten im Echtbetrieb. Mit der Abnahme bestätigen Sie, dass der vereinbarte Umfang erfüllt ist.

5. Betreuung. Nach der Abnahme läuft die App im Alltag. Updates, Sicherung und Änderungswünsche übernehmen wir auf Wunsch in einem Betreuungspaket.

Die Dauer der einzelnen Phasen hängt vom Umfang ab. Einen Zeitplan je Phase erhalten Sie mit dem Angebot.

Ein Beispiel für eine bewusst schlanke Lösung ist unser Projekt für ein Forschungsinstitut: ein Notfallkommunikationskanal, der Mitarbeitenden zur Verfügung steht, wenn die interne IT ausfällt. Der Zugang ist absichtlich einfach, damit er im Ernstfall niemanden ausbremst: ohne Installation, direkt im Browser. Ein eigener Zugang für den Krisenstab erlaubt es, Nachrichten anzuheften und als offiziell zu kennzeichnen. Das Beispiel zeigt: Gute Individualsoftware macht nicht möglichst viel, sondern genau das Richtige.

Was wir von Ihnen brauchen: Ein Projekt gelingt schneller, wenn auf Ihrer Seite eine feste Ansprechperson benannt ist, die Fragen beantwortet und Entscheidungen trifft. Außerdem brauchen wir Zugang zu den Beteiligten, die den Ablauf täglich leben. Sie wissen, wo es hakt und welche Sonderfälle es gibt. Ohne diese Menschen entsteht eine Anwendung, die zwar sauber aussieht, aber am Alltag vorbeigeht.

Was passiert bei Änderungswünschen? Sie kommen fast immer. Sobald Menschen mit einem echten Stand arbeiten, fällt ihnen Neues ein. Wir halten solche Wünsche fest, ordnen sie ein und klären, ob sie zum vereinbarten Umfang gehören oder als Erweiterung angeboten werden. So bleibt der Rahmen für beide Seiten transparent.

Kapitel 04

Was kostet eine Web App?

Eine erste Version beginnt bei 7.900 € netto. Der Aufwand hängt von wenigen Faktoren ab, die Sie selbst gut einschätzen können.

Was den Preis bestimmt:

• Umfang der Funktionen. Eine Anwendung mit einer Aufgabe ist deutlich überschaubarer als ein Portal mit zehn Bereichen.
• Anzahl der Rollen und Rechte. Je feiner geregelt ist, wer was sehen und ändern darf, desto mehr ist zu planen und zu testen.
• Schnittstellen. Jede Anbindung an SAP, Business Central, DATEV, Microsoft 365 oder ein anderes System bringt Aufwand für Abstimmung, Umsetzung und Tests mit. Die Qualität der Schnittstelle des Fremdsystems spielt eine große Rolle.
• Gestaltung. Ein einfaches internes Werkzeug verlangt weniger Gestaltungsaufwand als ein Kundenportal mit Ihrem Erscheinungsbild.
• Sicherheit und Hosting. Anforderungen an Hosting in Deutschland oder der EU, Protokollierung oder Ausfallsicherheit wirken sich auf Aufbau und Betrieb aus.
• Datenübernahme. Müssen Altdaten aus Excel oder einem alten System übernommen werden, kommt Bereinigung dazu.
• Klarheit der Anforderungen. Je genauer der Ablauf vorab beschrieben ist, desto weniger Überraschungen gibt es.

Wie wir abrechnen: Nach der Analyse erhalten Sie ein Angebot mit beschriebenem Umfang. Alle Preise verstehen sich netto zzgl. 19 % USt. Die Zahlung erfolgt in zwei Schritten:

• 40 % nach der Auftragsbestätigung
• 60 % nach der Abnahme

Den Preis legen wir nach dem Erstgespräch in einem festen Angebot fest, abhängig von Umfang und Systemen. Für den Betrieb nach dem Start fallen gegebenenfalls laufende Kosten an, zum Beispiel für Hosting und ein Betreuungspaket. Umfang und Preis eines Betreuungspakets legen wir ebenfalls im Angebot fest.

Wie Sie die Kosten einordnen können: Vergleichen Sie den Aufwand mit dem, was der manuelle Weg heute kostet. Unser Rechner hilft bei der Schätzung: Er multipliziert die Stunden, die Ihr Team mit einer Aufgabe verbringt, mit einem Stundensatz (Voreinstellung 45 €/h) und einem realistischen Automatisierungsgrad von 30 bis 70 %. Das ist eine Orientierung, keine Garantie.

Kapitel 05

Wie sicher und datenschutzkonform ist eine Web App?

Eine Web App ist nur so sicher wie ihr Aufbau und Betrieb. Folgende Punkte gehören in jedes Projekt:

• Zugriffskonzept. Jede Person sieht nur, was sie für ihre Arbeit braucht. Rollen werden vorab festgelegt.
• Anmeldung. Je nach Einsatz melden sich Nutzer über ein Firmenkonto an oder, in Sonderfällen, mit einem bewusst einfachen Zugang. Beides ist eine bewusste Entscheidung mit Vor- und Nachteilen.
• Verschlüsselung und Sicherung. Daten werden verschlüsselt übertragen und regelmäßig gesichert.
• Hosting. Wir können in Deutschland oder der EU hosten. Bei manchen Anwendungen, etwa im Notfall, ist ein Standort außerhalb Ihrer eigenen Infrastruktur gewünscht, damit die App erreichbar bleibt.
• Datenschutz. Wir denken die DSGVO von Anfang an mit: Welche Daten braucht die App wirklich? Wie lange werden sie aufbewahrt? Wer darf sie einsehen? Wo wir in Ihrem Auftrag Daten verarbeiten, schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab.
• Dienstleister. Wenn die App externe Dienste nutzt, etwa für E-Mail-Versand, Auswertung oder KI-Funktionen, legen wir offen, welche das sind und wo sie laufen.

Eine rechtliche Prüfung ersetzt das nicht. Binden Sie Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihren Datenschutzbeauftragten früh ein, am besten schon nach der Analyse.

Kapitel 06

Wie geht es nach dem Start weiter?

Eine Web App ist kein Produkt, das man einmal kauft und vergisst. Sie lebt mit dem Betrieb. Rechnen Sie mit drei Arten von Aufgaben:

• Betrieb: Hosting, Überwachung, Datensicherung, Sicherheitsupdates der verwendeten Bausteine.
• Pflege: Fehler beheben, kleine Anpassungen, Benutzerverwaltung.
• Weiterentwicklung: Neue Funktionen, die erst im Alltag sichtbar werden. Das ist normal und ein gutes Zeichen. Es bedeutet, dass die App genutzt wird.

Wir bieten dafür Betreuungspakete nach der Abnahme an. Sie behalten einen festen Ansprechpartner. Leistungsumfang und Reaktionszeiten stimmen wir mit Ihnen ab und halten sie im Angebot fest. Wer die Betreuung lieber selbst oder anderweitig organisiert, bekommt eine Dokumentation und eine saubere Übergabe, damit die App nicht von einer einzelnen Person abhängt.

Ein wichtiger Punkt für die Zukunft: Planen Sie von Anfang an eine verantwortliche Person auf Ihrer Seite ein. Sie entscheidet über Änderungswünsche und ist Ansprechpartner für die Nutzer.

Kapitel 07

Checkliste: Was Sie vor der Anfrage klären sollten

Je besser Sie vorbereitet sind, desto genauer wird das Angebot. Hier sind acht Fragen, die Sie vorab beantworten können. Perfekt müssen die Antworten nicht sein.

1. Welche Aufgabe soll die App übernehmen? Beschreiben Sie den Ablauf in drei bis fünf Sätzen.
2. Wer nutzt sie? Mitarbeitende, Kunden, Partner? Wie viele Personen ungefähr?
3. Was passiert heute? Excel, E-Mail, Papier, ein bestimmtes Programm?
4. Welche Systeme sind beteiligt? ERP, CRM, Buchhaltung, Microsoft 365, Google Workspace?
5. Welche Daten werden verarbeitet? Gibt es personenbezogene oder besonders schützenswerte Daten?
6. Wo soll die App laufen? Gibt es Vorgaben zu Hosting in Deutschland oder der EU?
7. Wer entscheidet im Projekt? Gibt es eine verantwortliche Person und eine Fachabteilung, die mitarbeitet?
8. Was wäre ein guter Start? Welche Funktion muss zuerst da sein, welche kann später folgen?

Zwei Dinge helfen zusätzlich: Sammeln Sie Beispiele, also Screenshots, Tabellen oder Formulare, die den heutigen Ablauf zeigen. Und notieren Sie die drei Ärgernisse, die Ihre Mitarbeitenden am häufigsten nennen. Daraus ergibt sich meist schon, wo die App den größten Nutzen stiftet und womit ein erster Schritt sinnvoll beginnt. Eine Anwendung muss nicht vom ersten Tag an alles können. Viele Projekte starten mit einem klar abgegrenzten Kern und wachsen mit den Erfahrungen aus dem Betrieb.

Wenn Sie diese Fragen skizzieren, genügt das Erstgespräch, um das Vorhaben einzuordnen. Dafür buchen Sie 30 Minuten per Microsoft Teams, kostenlos.