Antworten, bevor Sie fragen müssen.

Vertion ist eine Agentur für KI-Systeme und Automatisierung für Unternehmen, vor allem für kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Wir entwickeln zum Beispiel Workflows, die wiederkehrende Aufgaben automatisch erledigen, Chatbots und KI-Assistenten, Systeme, die Firmenwissen durchsuchbar machen (RAG), sowie individuelle Web-Apps. Dazu kommen Beratung und Workshops sowie die Betreuung im laufenden Betrieb. Jede Lösung wird für Ihre Abläufe und Ihre Systemlandschaft entwickelt und nicht als fertiges Paket geliefert.

Wir arbeiten für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) und für B2B-Organisationen, etwa aus Industrie, IT und Software, Immobilien, Energie, Luftfahrt, Handwerk, Forschung sowie Beratung und Agenturen. Entscheidend ist weniger die Branche als die Aufgabe: Es gibt Abläufe, die viel Zeit binden, und Daten oder Dokumente, aus denen ein System etwas Sinnvolles machen kann. Ob Ihr Vorhaben dazu passt, klären wir im kostenlosen Erstgespräch und sagen Ihnen ehrlich, wenn wir es für ungeeignet halten.

Ihr erster Ansprechpartner ist Daniel Harfert, Gründer von Vertion und Data Analyst & AI Expert. Er begleitet Ihr Projekt persönlich vom Erstgespräch über die Umsetzung bis zur Betreuung im Betrieb. Sie sprechen also nicht mit wechselnden Zuständigen, sondern mit der Person, die Ihr Vorhaben von Anfang an kennt. Wenn ein Projekt zusätzliche Fachkenntnis erfordert, binden wir passende Expertinnen und Experten ein, bleiben aber Ihr zentraler Kontakt.

Vertion ist die Agentur der Webwavers Group für Web Apps, Automatisierung und KI, gegründet aus der Expertise von Webwavers (Webdesign und Webflow). Zur Gruppe gehören außerdem Bárries (Social Media), NextPercent (Shopify) und PeakBid (Performance Marketing). Das hat für Sie den Vorteil, dass Themen wie Website, Shop oder Marketing bei Bedarf mit denselben Kontakten im Netzwerk abgestimmt werden können. Sie müssen aber nichts davon beauftragen: Vertion arbeitet eigenständig, mit eigenem Ansprechpartner und eigenen Verträgen. Inhaber ist Daniel Harfert.

Nein. Die meisten Unternehmen kommen mit einem Problem, nicht mit einer Technologie: Anfragen stapeln sich, Dokumente müssen manuell sortiert werden, Wissen steckt in Köpfen und Ordnern. Genau dort setzen wir im Erstgespräch und in der Analyse an. Wir klären, ob Automatisierung, ein Assistent oder etwas ganz anderes sinnvoll ist, und sagen auch offen, wenn sich ein Vorhaben aus unserer Sicht nicht lohnt. Die Wahl der Technik treffen wir gemeinsam und nachvollziehbar. Sie müssen dafür keine Fachbegriffe kennen.

Das hängt vom Umfang ab. Ein einzelner Workflow ist etwas anderes als ein System mit mehreren Anbindungen und individueller Oberfläche. Richtwerte stehen auf unserer Kostenseite, etwa ein einzelner Workflow ab 2.900 € netto. Nach dem Erstgespräch erhalten Sie ein Angebot, das Leistungsumfang und Preis nachvollziehbar aufschlüsselt. Alle Angebotspreise verstehen sich netto zuzüglich 19 % Umsatzsteuer. Für eine erste Einschätzung können Sie auch den Projekt-Konfigurator nutzen.

Bei Projekten gilt ein einfaches Modell: 40 % des Angebotsbetrags werden nach der Auftragsbestätigung fällig, die restlichen 60 % nach der Abnahme. So tragen beide Seiten Verantwortung: Sie zahlen erst den Rest, wenn das Ergebnis abgenommen ist. Die Zahlungsziele und Details stehen im Angebot. Preise sind netto, zuzüglich 19 % Umsatzsteuer. Für die laufende Betreuung nach der Abnahme vereinbaren wir ein separates Paket.

Ein Projekt besteht aus fünf Phasen. Im Erstgespräch lernen wir Ihr Vorhaben kennen. In der Analyse klären wir Prozesse, Daten und Systeme und legen den Umfang fest. Es folgt die Umsetzung, in der Sie Zwischenstände sehen und Feedback geben können. Danach begleiten wir die Einführung bei Ihrem Team. Abschließend läuft die Betreuung im Betrieb. Wie lange die einzelnen Phasen dauern, hängt vom Umfang ab und besprechen wir konkret im Angebot.

Das Erstgespräch dauert 30 Minuten, findet per Microsoft Teams statt und ist kostenlos und unverbindlich. Wir sprechen über Ihre Ausgangslage, die Abläufe, die Sie entlasten möchten, und die vorhandene Systemlandschaft. Am Ende wissen Sie, ob und in welcher Form sich ein Projekt anbietet und was die nächsten Schritte wären. Einen Termin vereinbaren Sie direkt online über unsere Terminbuchung; vorbereiten müssen Sie nichts, ein paar Stichpunkte helfen aber.

Nach der Abnahme übergeben wir das System an Sie, inklusive Dokumentation und Einweisung Ihres Teams. Danach können Sie es selbst betreiben oder ein Betreuungspaket wählen. Betreuung umfasst typischerweise die Überwachung, die Behebung von Störungen und Anpassungen, wenn sich Ihre Prozesse oder angebundene Systeme ändern. Das Paket wird getrennt vom Projekt vereinbart, damit Sie ohne Verpflichtung entscheiden können, wie viel Unterstützung Sie im Betrieb brauchen.

Wir denken Datenschutz von Anfang an mit, statt ihn am Ende zu prüfen: Welche Daten werden verarbeitet, wo laufen sie, wer hat Zugriff? Mit dieser Planung und einem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) schaffen wir die Grundlage dafür, dass Sie Ihr System datenschutzgerecht betreiben können. Die Gesamtverantwortung bleibt als Verantwortlicher bei Ihnen, und im Einzelfall ist eine Prüfung durch Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihren Datenschutzbeauftragten sinnvoll. Wir sind eine technische Agentur, keine Rechtsberatung.

Hosting in Deutschland oder in der EU ist möglich und für Projekte mit sensiblen Daten unser Standardvorschlag. Wo genau ein System läuft, legen wir in der Analyse fest und halten es im Angebot fest, zum Beispiel auf einem Server in Deutschland, in einer EU-Region eines Cloud-Anbieters oder in Ihrer eigenen Infrastruktur. Auch bei KI-Modellen lässt sich oft eine Verarbeitung in der EU wählen, etwa über AWS in Frankfurt. Welche Option passt, hängt von Ihren Anforderungen ab.

Ja. Sobald wir in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, schließen wir mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Er regelt, welche Daten wir wofür verarbeiten, welche Schutzmaßnahmen gelten und welche Unterauftragsverarbeiter, etwa Hosting- oder Modellanbieter, beteiligt sind. Gern stimmen wir den AVV vor Projektbeginn mit Ihnen ab, damit Sie ihn in Ruhe prüfen können, bevor Daten fließen. Wenn Sie bereits eine eigene Vertragsvorlage verwenden, schauen wir uns diese ebenfalls gern an.

Das ist ein zentraler Punkt, den wir pro Projekt ausdrücklich klären. Je nach Anbieter und Vertragsart gelten unterschiedliche Regeln dazu, ob Eingaben zum Training genutzt werden dürfen. Wir wählen Modelle und Zugänge so, dass Ihre Daten dafür nicht verwendet werden, und dokumentieren das im Projekt. Bei sensiblen Inhalten kann außerdem ein selbst gehostetes Modell eine Option sein. Welche Variante passt, besprechen wir in der Analyse.

Der EU AI Act ist eine Verordnung der EU, die KI-Systeme nach Risiko einteilt und je nach Einstufung Pflichten vorsieht, etwa zu Transparenz. Die meisten Anwendungen in KMU, etwa Automatisierung von Dokumenten oder interne Assistenten, fallen eher in niedrigere Risikostufen. Trotzdem gilt zum Beispiel, dass Menschen erkennen müssen, wenn sie mit einer KI sprechen. Wir ordnen Ihr Vorhaben im Projekt ein; eine verbindliche Rechtsprüfung ersetzt das nicht. Mehr dazu im Ratgeber.

Mit sehr vielen. Dazu zählen Microsoft 365, Teams, SharePoint und Outlook, Google Workspace, Slack und Notion, CRM- und ERP-Systeme wie Salesforce, HubSpot, Pipedrive, Microsoft Dynamics, SAP oder Business Central sowie Buchhaltungslösungen wie DATEV, Lexware oder sevDesk. Anbindungen laufen über Schnittstellen (APIs), Webhooks oder vorhandene Konnektoren. Wenn eine Software keine Schnittstelle bietet, prüfen wir im Einzelfall Alternativen. Die genaue Machbarkeit klären wir in der Analyse.

Wir wählen die Technik passend zur Aufgabe. Für Workflows nutzen wir Werkzeuge wie n8n, Make, Zapier oder Power Automate, für individuelle Anwendungen Python, TypeScript und moderne Web-Frameworks. Bei KI-Modellen arbeiten wir unter anderem mit Claude von Anthropic, OpenAI, Google Gemini, Mistral und Llama. Für durchsuchbares Firmenwissen kommen Vektordatenbanken wie Qdrant, Pinecone oder pgvector zum Einsatz. Wir legen uns nicht auf einen Anbieter fest, sondern begründen die Auswahl.

Grundsätzlich ja. Wir bauen so, dass Sie nicht von uns abhängig sein müssen: mit nachvollziehbarer Struktur, Dokumentation und, wo möglich, Werkzeugen, die auch andere Dienstleister oder Ihr eigenes Team pflegen können. Ob Sie das System danach selbst betreiben, von uns betreuen lassen oder beides kombinieren, entscheiden Sie. Dass individuell entwickelte Software Betreuung braucht, wenn sich Umgebungen ändern, sollten Sie bei der Entscheidung allerdings einplanen.

KI-Modelle können falsche Antworten geben, sogenannte Halluzinationen. Wir begegnen dem technisch und organisatorisch: Antworten werden auf Ihre eigenen Quellen gestützt, Quellen werden angezeigt, und bei kritischen Schritten kann eine Person freigeben, bevor etwas passiert (Human-in-the-Loop). Zusätzlich testen wir mit realistischen Beispielen und verbessern anhand von Rückmeldungen. Vollständig ausschließen lässt sich ein Fehler nie, deshalb planen wir Kontrollpunkte dort ein, wo sie sich lohnen.

Nach der Abnahme übernehmen wir das auf Wunsch im Rahmen eines Betreuungspakets. Dazu gehören die Überwachung der Abläufe, Updates von Komponenten und Modellen, die Behebung von Störungen und Anpassungen bei veränderten Prozessen. Wer sein System selbst betreiben möchte, erhält eine Dokumentation und Einweisung. Anfragen beantworten wir innerhalb eines Werktags. Umfang und Konditionen der Betreuung legen wir getrennt vom Projekt fest, damit Sie sie bedarfsgerecht wählen können.