KI-Workshop für Teams: Inhalte, Dauer und Vorbereitung

Kurz gesagt: Ein KI-Workshop wirkt, wenn er an der Arbeit des Teams ansetzt: mit eigenen Aufgaben, klaren Regeln für Daten und Prüfung und einem Ergebnis, das im Alltag bleibt. Formate und Dauer richten sich nach Ziel und Vorkenntnissen. Gute Vorbereitung mit Zielbild, Teilnehmerkreis und Beispielen aus dem Betrieb ist wichtiger als die Menge an Folien.

1. Wann ein Workshop sinnvoll ist

Viele Teams nutzen KI bereits, aber unterschiedlich: Einzelne probieren viel aus, andere meiden das Thema, wieder andere geben unbedacht Daten in öffentliche Dienste ein. Ein Workshop schafft ein gemeinsames Verständnis und gemeinsame Regeln. Er eignet sich besonders in drei Lagen:

• Einstieg: Das Team soll KI kennenlernen und ausprobieren, bevor Entscheidungen fallen.
• Vereinheitlichung: Es gibt Erfahrung, aber keine gemeinsame Linie zu Werkzeugen, Daten und Qualität.
• Vorbereitung eines Projekts: Fachleute sollen Anwendungsfälle finden und bewerten, ehe etwas gebaut wird. Dazu passt die KI-Potenzialanalyse.

Ein Workshop ersetzt keine Umsetzung. Er ist ein Baustein, der Wissen, Akzeptanz und Ideen liefert.

Gerade in Teams mit gemischten Erfahrungen zahlt sich das aus: Wer gemeinsam übt, tauscht Erfahrungen aus, räumt Vorbehalte ab und merkt, dass die Kolleginnen und Kollegen ähnliche Fragen haben. Das senkt die Hemmschwelle und verhindert, dass KI nur bei einzelnen Enthusiasten ankommt.

2. Ziele zuerst, Folien später

Fragen Sie vor der Planung: Was soll nach dem Workshop anders sein? Mögliche Ziele sind:

1. Das Team versteht, was KI kann und was nicht.
2. Alle kennen die Regeln zu Daten, Prüfung und Verantwortung.
3. Das Team hat konkrete Aufgaben identifiziert, bei denen KI helfen kann.
4. Einzelne haben ihre Arbeitsweise mit praktischen Übungen verbessert.
5. Die Führung hat eine Entscheidungsgrundlage für nächste Schritte.

Mehrere Ziele zugleich gehen selten gut. Wer erst die Grundlagen klärt und später Anwendungsfälle vertieft, erreicht meist mehr als jemand, der alles in einen Tag packt.

3. Typische Inhalte

Je nach Ziel können folgende Bausteine kombiniert werden:

Grundlagen. Wie arbeitet ein Sprachmodell (LLM) in verständlichen Worten? Warum entstehen Fehler? Was sind Prompts, Kontext und Quellen?

Praxisübungen. Teilnehmende lösen echte Aufgaben aus ihrem Alltag: eine E-Mail entwerfen, ein Dokument zusammenfassen, eine Tabelle auswerten, einen Bericht gliedern. Dabei erleben sie Stärken und Schwächen selbst.

Datenschutz und Regeln. Was gehört nicht in öffentliche Dienste? Welche Werkzeuge sind freigegeben? Wer prüft Ergebnisse? Mehr dazu im Ratgeber KI-Kompetenz nach Art. 4 EU AI Act.

Anwendungsfälle sammeln. Im Team werden Aufgaben gesammelt, die sich für KI oder Automatisierung eignen, und grob nach Nutzen und Aufwand sortiert.

Prüfen und verantworten. Wie erkennt man falsche Antworten? Wann ist ein zweiter Blick Pflicht?

Ausblick. Welche Schritte folgen? Pilot, Regeln, Schulung, Betreuung?

Praxis-Tipp: Bauen Sie in jeden Block mindestens eine Übung ein. Menschen behalten, was sie selbst getan haben, deutlich besser als das, was sie gehört haben.

4. Dauer und Format

Eine feste Empfehlung gibt es nicht, es hängt von Gruppengröße, Vorkenntnissen und Zielen ab. Üblich sind drei Varianten:

• Kurzformat (ein bis zwei Stunden): Überblick und erste Regeln, geeignet für Einführung und Sensibilisierung.
• Halbtags- oder Tagesworkshop: Grundlagen, Übungen und Sammlung von Anwendungsfällen, geeignet für Teams, die konkret loslegen wollen.
• Reihe mit mehreren Terminen: Kurze Einheiten mit Praxisphasen dazwischen. So bleibt Zeit, im Alltag auszuprobieren und beim nächsten Termin Erfahrungen auszuwerten.

Präsenz bietet mehr Austausch, Online-Formate erleichtern die Terminfindung bei verteilten Teams. Gruppen bis zu einer überschaubaren Größe erlauben persönliche Betreuung bei den Übungen. Größere Gruppen lassen sich in Teilgruppen aufteilen. Die konkrete Planung legen wir im Gespräch fest.

5. Vorbereitung: Was Sie vorab klären sollten

Die Qualität eines Workshops entscheidet sich vor dem Termin.

• Teilnehmerkreis: Wer nimmt teil, mit welchen Vorkenntnissen und Aufgaben? Gemischte Gruppen brauchen Übungen auf verschiedenen Niveaus.
• Beispiele aus dem Betrieb: Typische Aufgaben, Dokumente (anonymisiert oder unkritisch) und Fragen aus dem Alltag. Je näher an der Praxis, desto größer der Nutzen.
• Werkzeuge und Zugänge: Welche Werkzeuge werden im Workshop genutzt, und sind sie datenschutzrechtlich geklärt? Zugänge sollten vorher funktionieren.
• Regeln und Vorgaben: Gibt es bereits Richtlinien, Verträge oder Vorgaben von Kunden? Sie fließen in den Workshop ein.
• Beteiligung der Leitung: Wenn die Führung den Rahmen setzt und teilnimmt, wirkt der Workshop stärker.
• Mitbestimmung: Betrifft der Einsatz Beschäftigte, informieren Sie rechtzeitig die Vertretung. Ob Mitbestimmungsrechte bestehen (in Deutschland etwa nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG), ist im Einzelfall zu prüfen.

Für die Übungen empfehlen wir, nur Daten zu verwenden, die ohnehin öffentlich sind oder erfunden wurden. Mit personenbezogenen oder vertraulichen Inhalten arbeiten wir im Workshop nicht in öffentlichen Diensten.

6. Damit etwas bleibt: Nachbereitung

Workshops verpuffen, wenn danach nichts passiert. Planen Sie deshalb Folgendes ein:

1. Ergebnisse sichern: Gesammelte Anwendungsfälle, Regeln und offene Fragen schriftlich festhalten.
2. Verantwortliche benennen: Wer verfolgt welchen Punkt weiter?
3. Kleine Experimente: Jedes Teammitglied probiert in den folgenden Wochen eine Anwendung im Alltag aus und berichtet.
4. Austausch organisieren: Ein regelmäßiger kurzer Termin oder ein Kanal für Fragen und Tipps.
5. Nachweise führen: Teilnahme und Inhalte dokumentieren, etwa im Rahmen der KI-Kompetenz.
6. Nächsten Schritt entscheiden: Pilot, Vertiefung, Regelwerk oder Betreuung.

Der Erfolg lässt sich nicht pauschal beziffern. Aussagekräftig sind Fragen wie: Nutzt das Team KI sicherer? Gibt es konkrete Vorhaben? Sind Regeln bekannt und werden sie beachtet?

Häufige Fragen kurz beantwortet

Wie viele Personen sollten teilnehmen?

Das hängt vom Format ab. Für praktische Übungen sind kleinere Gruppen sinnvoll, größere Gruppen lassen sich teilen. Wir besprechen die passende Größe vorab.

Müssen alle Vorkenntnisse haben?

Nein. Gute Workshops holen Einsteiger ab und bieten Fortgeschrittenen zusätzliche Aufgaben.

Können wir mit unseren eigenen Daten arbeiten?

Das kommt auf Schutzbedarf und Umgebung an. In öffentlichen Diensten verwenden wir keine vertraulichen oder personenbezogenen Daten. Für sensible Inhalte lässt sich eine geschützte Umgebung vorbereiten.

Wenn Sie einen Workshop für Ihr Team planen möchten, besprechen wir Ziele und Format im kostenlosen Erstgespräch (30 Minuten). Schreiben Sie uns über die Kontaktseite.

Weiterführend: Leistung KI-Beratung & Workshops · Branche Beratung, Finanzen & Agenturen · Glossar: LLM, Prompt, Automatisierung, KI-Assistent