KI-Kompetenz nach Art. 4 EU AI Act: Was Unternehmen jetzt wissen sollten

Hinweis: Dieser Ratgeber gibt eine allgemeine Einordnung und ist keine Rechtsberatung. Der EU AI Act wird schrittweise anwendbar, und Auslegungshilfen sowie nationale Regelungen entwickeln sich weiter. Art. 4 ist seit dem 2. Februar 2025 anwendbar. Durch die KI-Omnibus-Verordnung (EU) 2026/1744 gilt seit dem 27. Juli 2026 eine geänderte Fassung von Art. 4; dieser Ratgeber beschreibt sie. Für Ihren Einzelfall lassen Sie im Zweifel rechtlich prüfen.

Kurz gesagt: Nach Art. 4 des EU AI Act müssen Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten zu fördern. Ein bestimmtes Kompetenzniveau müssen sie seit dem 27. Juli 2026 nicht garantieren, eine feste Schulungsform schreibt die Norm nicht vor, entscheidend ist eine angemessene, dokumentierte Befähigung nach Rolle und Einsatz. Ein praktischer Weg: Bestand erfassen, Rollen unterscheiden, Schulung planen, Regeln festlegen, Nachweise führen.

1. Worum es bei Art. 4 geht

Der EU AI Act ist die europäische Verordnung zur Regulierung von künstlicher Intelligenz. Sie ist nicht auf einen Schlag gültig geworden, sondern wird in Stufen anwendbar. Art. 4 behandelt die sogenannte KI-Kompetenz. Seit dem 27. Juli 2026 gilt die durch die Verordnung (EU) 2026/1744 geänderte Fassung: Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit KI-Systemen befasst sind. Ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz müssen sie ausdrücklich nicht garantieren. Zu berücksichtigen sind Vorkenntnisse, Erfahrung, Ausbildung, Einsatzkontext und die Personen, bei denen die Systeme eingesetzt werden. Die ursprüngliche Fassung verlangte noch, „nach besten Kräften“ ein „ausreichendes Maß“ sicherzustellen. Neu ist außerdem: Kommission und Mitgliedstaaten unterstützen Unternehmen, besonders KMU, und die Kommission veröffentlicht Praxisbeispiele. Den Wortlaut finden Sie in der konsolidierten Fassung auf EUR-Lex.

Wichtig für KMU: Die Pflicht betrifft nicht nur Entwickler von KI, sondern auch Unternehmen, die KI-Werkzeuge im Alltag einsetzen, vom Textassistenten bis zur Automatisierung. Als Betreiber gilt nach Art. 3 Nr. 4, wer ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet, ausgenommen persönliche, nicht berufliche Tätigkeiten. Ob und in welchem Umfang Ihr Unternehmen betroffen ist, hängt vom konkreten Einsatz ab und ist im Einzelfall zu klären.

2. Was angemessene Maßnahmen sein können

Das Gesetz nennt keinen festen Stundenumfang und keinen Lehrplan. Was angemessen ist, richtet sich nach Ihrem Kontext. Sinnvoll ist eine Betrachtung nach Rollen:

• Alle Beschäftigten mit KI-Kontakt: Grundverständnis. Was kann ein Sprachmodell, was nicht? Warum entstehen Fehler (Halluzination)? Welche Daten dürfen eingegeben werden? Wer prüft Ergebnisse?
• Fachanwender: Vertiefung für ihre Werkzeuge und Aufgaben, etwa gutes Formulieren von Anweisungen (Prompt), Prüfen von Ergebnissen und Umgang mit Quellen.
• Verantwortliche und Leitung: Einordnung von Chancen, Risiken, Regulierung und Verantwortung, Entscheidungen über Einsatz und Freigaben.
• Technik und Betrieb: Betrieb, Sicherheit, Überwachung und Änderungen von KI-Systemen.
• Datenschutz und Compliance: Zusammenspiel von DSGVO, AI Act und internen Regeln.

Je höher das Risiko des Einsatzes und je stärker die Auswirkungen auf Dritte, desto mehr sollte die Befähigung ins Detail gehen. Ein Assistent, der Texte entwirft, verlangt weniger als ein System, das Bewerbungen vorsortiert.

3. Vorgehen in fünf Schritten

1. Bestand erfassen: Welche KI-Werkzeuge werden im Unternehmen genutzt, offiziell und inoffiziell? Von wem, wofür, mit welchen Daten? Eine einfache Tabelle genügt.
2. Rollen und Bedarfe festlegen: Wer braucht welches Wissen? Wer trifft Entscheidungen, wer arbeitet täglich mit KI?
3. Schulung planen und durchführen: Kurz, praxisnah, anhand eigener Beispiele. Mehr dazu im Ratgeber KI-Workshop für Teams.
4. Regeln festlegen: Eine kurze Richtlinie zu erlaubten Werkzeugen, Datenklassen, Prüfpflichten und Ansprechpersonen. Orientierung bietet der Ratgeber KI und Datenschutz in Einrichtungen.
5. Nachweisen und auffrischen: Teilnahmen, Inhalte und Datum dokumentieren und die Maßnahmen regelmäßig anpassen, etwa bei neuen Werkzeugen.

Praxis-Tipp: Verbinden Sie die Schulung mit Ihrer Richtlinie. Wer in einer Stunde lernt, was erlaubt ist und warum, setzt Regeln eher um als jemand, der ein Dokument zugeschickt bekommt.

4. Was Schulung leisten sollte und was nicht

Gute Schulungen vermitteln Orientierung, keine Angst und keine Euphorie. Inhalte, die sich bewährt haben:

• Funktionsweise auf Alltagsniveau: Was ein Sprachmodell tut und wo seine Grenzen liegen.
• Typische Fehler erkennen: Erfundene Quellen, veraltete Informationen, scheinbar sichere Falschaussagen.
• Umgang mit Daten: Was gehört nicht in öffentliche Dienste? Personenbezogene und vertrauliche Daten, Geschäftsgeheimnisse, Kundendaten.
• Ergebnisse prüfen und verantworten: KI-Ergebnisse sind Entwürfe. Verantwortlich bleibt der Mensch.
• Eigene Aufgaben ausprobieren: Übungen mit realen Beispielen aus dem Arbeitsalltag.
• Meldewege: Wohin wendet man sich bei Pannen oder Unsicherheit?

Nicht leisten kann eine einzelne Schulung, dass danach alle Fachleute sind. Kompetenz wächst durch Anwendung. Planen Sie deshalb Auffrischungen, Austausch im Team und eine Ansprechperson ein.

5. Verbindung zu Datenschutz und weiteren Pflichten

Art. 4 steht nicht allein. Wo personenbezogene Daten verarbeitet werden, gelten die Anforderungen der DSGVO, darunter Rechtsgrundlage, Transparenz, Verträge (AVV) und Löschkonzepte. Der EU AI Act enthält zudem weitere Vorgaben, etwa Transparenzpflichten für bestimmte Systeme und strengere Anforderungen an Anwendungen mit hohem Risiko. Die Transparenzpflichten nach Art. 50 sind seit dem 2. August 2026 anwendbar; für Hochrisiko-Systeme nach Anhang III gilt nach der KI-Omnibus-Verordnung (EU) 2026/1744 der 2. Dezember 2027, für Systeme nach Anhang I der 2. August 2028. Wie Ihr konkreter Einsatz einzustufen ist, lassen Sie im Einzelfall rechtlich prüfen.

Für die meisten mittelständischen Einsatzfälle, etwa interne Assistenten, Dokumentenverarbeitung und Automatisierung, steht die Grundbefähigung im Vordergrund. Wer KI in sensiblen Bereichen einsetzt, etwa bei Personalentscheidungen oder Bewertungen von Personen, sollte die Einstufung früh prüfen lassen. Einen Überblick zur Verarbeitungskette gibt der Ratgeber DSGVO-konforme KI: Hosting, AVV und EU AI Act.

Falls Beschäftigte von Überwachungsmöglichkeiten betroffen sein könnten, ist außerdem die Mitbestimmung der Arbeitnehmervertretung zu beachten; in Deutschland kann etwa § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG (technische Einrichtungen zur Überwachung von Verhalten oder Leistung) einschlägig sein. Das ist im Einzelfall zu prüfen.

6. Ein kompakter Fahrplan

• Woche 1 bis 2: Bestandsaufnahme, Rollen, Verantwortliche benennen.
• Woche 3 bis 4: Richtlinie entwerfen, Schulungsinhalte nach Rollen planen.
• Danach: Schulungen durchführen, Nachweise ablegen, erste Rückmeldungen einarbeiten.
• Laufend: Neue Werkzeuge prüfen, jährlich auffrischen, bei Änderungen anpassen.

Die Zeitangaben sind ein Beispiel für eine kleine Organisation, kein Standardwert; der Aufwand hängt von Größe und Einsatz ab. Wie wir Teams dabei unterstützen, zeigt die Seite KI-Beratung & Workshops.

Häufige Fragen kurz beantwortet

Brauchen wir ein Zertifikat?

Nach unserem Verständnis nennt der Wortlaut von Art. 4 kein bestimmtes Zertifikat. Sie sollten aber dokumentieren, welche Maßnahmen Sie getroffen haben. Wie Behörden und Gerichte die Vorschrift auslegen, entwickelt sich weiter; lassen Sie das im Einzelfall rechtlich prüfen.

Gilt das auch für kleine Unternehmen?

Die Pflicht knüpft an den Einsatz von KI-Systemen an, nicht an die Größe. Der Umfang der Maßnahmen darf aber zum Kontext passen. Kommission und Mitgliedstaaten sollen besonders KMU dabei unterstützen (Art. 4 Abs. 2). Ob im Einzelfall Besonderheiten gelten, lassen Sie rechtlich prüfen.

Reicht eine einmalige Schulung?

Als Start ja, langfristig sollten Sie auffrischen, besonders wenn neue Werkzeuge hinzukommen oder sich Regeln ändern.

Wenn Sie die KI-Kompetenz in Ihrem Unternehmen strukturiert aufbauen möchten, besprechen wir das im kostenlosen Erstgespräch (30 Minuten). Schreiben Sie uns über die Kontaktseite.

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