KI und Vertraulichkeit: Hosting, Modelle und Verträge für Dienstleister

Hinweis: Dieser Ratgeber gibt einen praxisnahen Überblick und ist keine Rechtsberatung. Berufsrechtliche Pflichten, etwa für Steuerberatung, Rechtsberatung oder Wirtschaftsprüfung, unterscheiden sich je nach Berufsgruppe. Klären Sie diese im Einzelfall mit Ihrer Kammer, Ihrer Datenschutzbeauftragten oder spezialisierter Beratung.

Kurz gesagt: Wer als Dienstleister mit Daten von Kundinnen und Kunden arbeitet, trägt gegenüber diesen Vertraulichkeitspflichten. Vor dem Einsatz von KI sollten Sie klären, wohin die Daten fließen, wer sie verarbeitet, ob damit Modelle trainiert werden und welche Verträge nötig sind. Hosting in der EU, ein AVV, begrenzte Zugriffe und eine kurze interne Regel sind der Kern.

1. Warum Dienstleister besonders sorgfältig sein müssen

Beratungen, Agenturen und andere Dienstleister verarbeiten täglich Informationen, die ihnen nicht gehören: Geschäftszahlen, Strategiepapiere, Kundenlisten, Verträge, Konzepte, manchmal personenbezogene Daten. Diese Informationen sind anvertraut, meist durch Verträge geschützt und in manchen Berufen zusätzlich durch gesetzliche Verschwiegenheitspflichten.

Wer solche Inhalte in ein KI-Werkzeug eingibt, gibt sie möglicherweise an einen Dritten weiter. Ob das zulässig ist, entscheiden der Vertrag mit dem Kunden, das Datenschutzrecht und die Ausgestaltung des Werkzeugs. Kundinnen und Kunden stellen zunehmend Fragen dazu, in Ausschreibungen ebenso wie in Verträgen. Ein klarer Standpunkt ist deshalb auch ein Wettbewerbsvorteil.

2. Was in den Verträgen steht

Der erste Blick gilt den Vereinbarungen, die Sie bereits haben:

• Verschwiegenheits- oder Geheimhaltungsvereinbarungen (NDA): Sie regeln, an wen Informationen weitergegeben werden dürfen. Oft sind Unterauftragnehmer ausdrücklich zu nennen oder bedürfen der Zustimmung.
• Rahmenverträge und Auftragsbedingungen: Manche Kunden schließen KI-Werkzeuge ausdrücklich aus oder verlangen Zustimmung.
• Berufsrechtliche Regeln: Bei Berufsgruppen mit Verschwiegenheitspflicht gelten weitere Anforderungen an Dienstleister und Werkzeuge, bei Rechtsanwälten, Steuerberatern oder Wirtschaftsprüfern etwa auch § 203 StGB (Verletzung von Privatgeheimnissen). Welche Anforderungen für Ihre Berufsgruppe gelten, lassen Sie im Einzelfall durch Fachberatung klären.

Fehlt eine Aussage zu KI, hilft ein kurzer Passus in neuen Verträgen oder eine Rückfrage beim Kunden. Die meisten Auftraggeber schätzen Transparenz mehr als Schweigen.

3. Hosting und Modelle: Wo die Daten hingehen

Für die technische Ausgestaltung stehen mehrere Varianten zur Verfügung, mit unterschiedlicher Kontrolle:

1. Selbst betriebene Modelle (On-Premise oder eigene Umgebung): Die Eingaben bleiben in Ihrer Hand. Das ist aufwendiger im Betrieb, eignet sich aber für besonders vertrauliche Inhalte.
2. Modelle in einer EU-Region (EU-Inferenz): Die Verarbeitung findet in der EU statt, der Anbieter ist per Vertrag gebunden. Prüfen Sie Unterauftragnehmer, Speicherdauer und Zugriffsrechte des Anbieters.
3. Öffentliche Chat-Dienste: Einfach, aber mit der geringsten Kontrolle. Je nach Konto- und Vertragsart können Eingaben gespeichert oder zur Verbesserung von Modellen verwendet werden. Für vertrauliche Kundendaten sind sie meist ungeeignet. Lesen Sie vor dem Einsatz die Bedingungen des jeweiligen Anbieters und Tarifs.

Entscheidend sind drei Fragen an jeden Anbieter: Werden Eingaben gespeichert, und wie lange? Werden sie zum Training genutzt? Wer hat Zugriff? Halten Sie die Antworten schriftlich fest.

4. Der AVV und die Verarbeitungskette

Verarbeiten Sie personenbezogene Daten mit Hilfe eines Dienstleisters, brauchen Sie in der Regel einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). In einer KI-Lösung gibt es oft mehrere Beteiligte: Sie, den Entwickler, den Hosting-Anbieter, den Modellanbieter. Die Kette sollte vollständig abgebildet sein.

Eine einfache Aufstellung hilft:

• Wer ist wofür Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter? Ihre Kunden sind oft die Verantwortlichen, Sie sind Auftragsverarbeiter. Dann benötigen Sie deren Zustimmung zu Unterauftragnehmern.
• Welche Unterauftragnehmer gibt es? Hosting, Modell, Überwachung, Backup.
• Wo liegen die Daten? Standort und Übermittlungen in Drittländer.
• Was passiert nach Projektende? Löschung und Rückgabe.

Vertion schließt bei Projekten mit personenbezogenen Daten einen AVV ab und legt Hosting in Deutschland oder der EU offen. Wie die Verarbeitungskette bei KI aufgebaut ist, erklärt der Ratgeber DSGVO-konforme KI: Hosting, AVV und EU AI Act.

5. Interne Regeln und Technik, die Fehler verhindern

Verträge allein reichen nicht, wenn im Alltag jemand ein Dokument in ein beliebiges Werkzeug kopiert. Bewährt haben sich einfache Regeln:

• Freigegebene Werkzeuge: Eine kurze Liste, was erlaubt ist und wofür.
• Datenklassen: Öffentlich, intern, vertraulich. Für jede Klasse ist festgelegt, wohin sie darf.
• Projektbezogene Trennung: Wissensbestände einzelner Kunden werden getrennt gehalten, damit keine Inhalte zwischen Mandaten vermischt werden.
• Zugriffsrechte: Wer ein Projekt nicht bearbeitet, sieht dessen Daten nicht, auch nicht über einen Assistenten.
• Menschliche Prüfung: KI-Ergebnisse sind Entwürfe. Fachleute prüfen sie, bevor sie an Kunden gehen.

Praxis-Tipp: Schulen Sie Ihr Team kurz und konkret anhand von Beispielen aus dem Alltag: Was darf in welches Werkzeug? Das schafft mehr Sicherheit als ein langes Regelwerk, und es erfüllt zugleich den Gedanken der KI-Kompetenz nach Art. 4 EU AI Act (anwendbar seit dem 2. Februar 2025). Seit der KI-Omnibus-Verordnung (EU) 2026/1744 (27. Juli 2026) heißt das: Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz ergreifen, ohne ein bestimmtes Niveau garantieren zu müssen.

6. Vertraulichkeit als Verkaufsargument

Wer seine Regeln erklären kann, gewinnt Vertrauen. Hilfreich ist ein kurzes Informationsblatt für Kunden: Welche KI-Werkzeuge setzen wir ein, wo werden Daten verarbeitet, wie schützen wir sie, und wie können Kunden widersprechen? Das beantwortet viele Rückfragen im Voraus.

Für den Einstieg empfehlen wir:

1. Bestand erfassen: Welche Werkzeuge werden bereits genutzt?
2. Verträge und Kundenvorgaben sichten.
3. Anwendungsfälle mit geringem Schutzbedarf zuerst umsetzen.
4. Hosting und Verträge für vertrauliche Fälle festlegen.
5. Team einweisen und die Regeln nach einigen Wochen überprüfen.

Bei der Priorisierung unterstützen wir mit KI-Beratung & Workshops.

Häufige Fragen kurz beantwortet

Darf ich Kundendaten in öffentliche KI-Dienste eingeben?

Meist nicht, solange Vertrag, Datenschutz und Anbieterbedingungen das nicht abdecken. Prüfen Sie Ihre Vereinbarungen und nutzen Sie für vertrauliche Daten geprüfte Umgebungen.

Müssen wir Kunden über den KI-Einsatz informieren?

Das hängt im Einzelfall von Vertrag, Datenart und Einsatz ab. Transparenz ist in der Regel empfehlenswert, und manche Verträge verlangen sie ausdrücklich.

Reicht ein Hosting in Deutschland?

Der Standort ist ein wichtiger Baustein, ersetzt aber nicht die Prüfung von Verträgen, Zugriffen und Unterauftragnehmern.

Wenn Sie Ihre Regeln für den KI-Einsatz klären möchten, besprechen wir das im kostenlosen Erstgespräch (30 Minuten). Schreiben Sie uns über die Kontaktseite.

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