So läuft ein Erstgespräch bei Vertion ab

Viele Unternehmen zögern, ein Gespräch mit einer Agentur zu führen, weil sie nicht wissen, was sie erwartet: Wird es ein Verkaufsgespräch? Brauche ich ein fertiges Konzept? Muss ich Fachbegriffe kennen? Dieser Beitrag nimmt die Unsicherheit. So läuft ein Erstgespräch bei Vertion ab.

Die Eckdaten

• Dauer: 30 Minuten
• Format: per Microsoft Teams, den Link bekommen Sie mit der Bestätigung
• Kosten: keine, das Gespräch ist kostenlos und unverbindlich
• Gesprächspartner: Daniel Harfert, Gründer von Vertion, der später auch Ihr Ansprechpartner im Projekt ist
• Termin: online buchbar über unsere Terminbuchung, ohne Hin und Her per E-Mail

Vor dem Gespräch: Was Sie vorbereiten können

Sie müssen nichts vorbereiten. Ein Konzept, ein Lastenheft oder technisches Vokabular sind nicht nötig. Wenn Sie ein paar Minuten investieren möchten, helfen diese Stichpunkte:

• Die Aufgabe: Welcher Ablauf kostet bei Ihnen Zeit oder Nerven? Wie läuft er heute?
• Die Häufigkeit: Wie oft kommt er vor, und wer ist beteiligt?
• Die Systeme: Mit welcher Software arbeiten Sie dabei (z. B. Microsoft 365, CRM, ERP, Buchhaltung)?
• Die Rahmenbedingungen: Gibt es Vorgaben zu Datenschutz, Hosting oder interner IT?
• Ihr Ziel: Woran würden Sie in einem Jahr merken, dass es sich gelohnt hat?

Ein Beispiel für einen guten Ausgangspunkt: „Bei uns kommen täglich Anfragen per E-Mail, und jemand überträgt sie von Hand ins CRM.“ Mehr braucht es nicht.

Im Gespräch: Die vier Phasen

1. Kennenlernen (ca. 5 Minuten). Wer sind Sie, was macht Ihr Unternehmen, welche Rolle haben Sie? Wir stellen auch kurz Vertion vor, aber nur so viel, wie nötig ist.

2. Ihre Ausgangslage (ca. 10–15 Minuten). Hier hören wir zu und fragen nach: Wie läuft der Ablauf heute? Wo hakt es? Welche Daten und Systeme sind beteiligt? Was wurde schon versucht? Am Ende dieser Phase soll klar sein, worum es geht.

3. Einschätzung (ca. 5–10 Minuten). Wir sagen Ihnen offen, wie wir das Vorhaben sehen: ob und wie es sich umsetzen lässt, welche Ansätze infrage kommen und was Sie dabei beachten sollten, etwa bei Datenschutz und Hosting. Wenn wir den Eindruck haben, dass sich eine Automatisierung nicht lohnt oder ein fertiges Produkt reicht, sagen wir das ebenfalls. Eine verbindliche Zusage oder einen Preis nennen wir im Erstgespräch nicht, weil wir dafür Ihre Abläufe genauer kennen müssen.

4. Nächste Schritte (ca. 5 Minuten). Wir vereinbaren, wie es weitergeht, zum Beispiel, welche Informationen wir noch brauchen und wann Sie von uns hören.

Was wir im Gespräch nicht tun

• Wir halten keine Präsentation und keinen Vortrag über Technik.
• Wir drängen nicht zu einer Entscheidung.
• Wir versprechen keine Zahlen, die wir nicht belegen können.
• Wir nennen keine Pauschalpreise ohne Kenntnis Ihres Vorhabens.

Nach dem Gespräch: Wie es weitergeht

Wenn beide Seiten das Gefühl haben, dass ein Projekt sinnvoll ist, folgt eine Analyse: Wir betrachten Prozesse, Daten und Systeme genauer und legen den Umfang fest. Daraus entsteht ein Angebot mit nachvollziehbaren Leistungen. Alle Angebotspreise verstehen sich netto zuzüglich 19 % Umsatzsteuer.

Bei Projekten gilt ein einfaches Zahlungsmodell: 40 % nach der Auftragsbestätigung, 60 % nach der Abnahme. Danach folgen Umsetzung, Einführung und auf Wunsch die Betreuung im Betrieb. Wenn personenbezogene Daten im Spiel sind, schließen wir vor Projektbeginn einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab.

Sollte sich zeigen, dass ein Projekt derzeit nicht passt, ist das auch ein Ergebnis. Sie haben dann in 30 Minuten eine fachliche Einschätzung bekommen und nichts verloren.

Die wichtigsten Fragen vorab

Muss ich Entscheider sein? Nein. Es hilft aber, wenn jemand dabei ist, der die Abläufe kennt, im Idealfall zusammen mit jemandem, der über Budget oder Prioritäten mitentscheidet.

Kann ich Kolleginnen und Kollegen mitbringen? Gern. Gerade die Person, die den Ablauf täglich erlebt, liefert oft die besten Details.

Was, wenn ich mir unsicher bin, ob KI überhaupt passt? Dafür ist das Gespräch da. Viele kommen mit einer Vermutung und gehen mit einer klaren Einschätzung.

Wie schnell bekomme ich einen Termin? Die Terminbuchung zeigt Ihnen die tatsächlich verfügbaren Zeiten, Sie wählen einen passenden Slot und erhalten sofort eine Bestätigung. Sollte kein Termin passen, schreiben Sie uns kurz, dann finden wir eine Lösung.

Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um? Im Erstgespräch müssen Sie keine sensiblen Daten oder Dokumente zeigen. Wir sprechen über Abläufe und Systeme in groben Zügen. Alles Weitere, etwa Beispiele mit echten Daten, klären wir erst später und, wo nötig, unter einer Vereinbarung zum Datenschutz.

Und wenn ich lieber schreibe? Das geht auch: Über das Kontaktformular oder per E-Mail. Wir antworten innerhalb eines Werktags.

Fazit

Das Erstgespräch ist ein ehrlicher, kurzer Austausch auf Augenhöhe: 30 Minuten, kostenlos, per Microsoft Teams. Sie erzählen, was Sie beschäftigt, wir geben eine fachliche Einschätzung, und dann entscheiden Sie in Ruhe, ob und wie es weitergeht.

Weiterführend: FAQ: Kosten & Ablauf · Erstgespräch buchen