Ein Workflow ist ein festgelegter Ablauf aus mehreren Schritten, der automatisch startet und Daten zwischen Systemen verarbeitet, optional mit KI-Schritten.
Was bedeutet der Begriff?
Ein Workflow ist eine definierte Abfolge von Schritten, die ein Ergebnis erzeugt: Ein Auslöser startet den Ablauf, dann folgen Verarbeitungsschritte wie Daten holen, prüfen, umwandeln, weitergeben. Entscheidungen werden über Bedingungen gesteuert („wenn der Betrag über einer Grenze liegt, dann Freigabe anfordern“). Workflows werden meist in Werkzeugen wie n8n, Make, Zapier oder Power Automate gebaut.
Der Vorteil gegenüber freieren KI-Agenten ist Vorhersagbarkeit: Sie wissen, welche Schritte in welcher Reihenfolge laufen. Ein guter Workflow ist dokumentiert, behandelt Fehler (Was passiert, wenn ein System nicht antwortet?) und lässt sich überwachen. Er entsteht in der Regel in drei Schritten: Prozess verstehen, Ablauf entwerfen, mit echten Daten testen.
Beispiel aus einem KMU
Ein Beispiel aus einem KMU: Ein Großhändler möchte Lieferantenrechnungen strukturiert erfassen. Ein Workflow nimmt neue PDF-Dateien entgegen, liest die Angaben mithilfe eines Sprachmodells aus, legt sie in einer Datenbank ab und meldet unsichere Felder zur Prüfung. Der Ablauf ist immer derselbe, nur die Inhalte variieren.