Angebotserstellung automatisieren: vom Anfrageeingang zum geprüften Angebotsentwurf
Anfragen werden automatisch erfasst, die Angaben ausgelesen und mit Ihren Vorlagen und Ihrer Preisliste zu einem Angebotsentwurf zusammengesetzt. Vertion baut solche Abläufe mit n8n und Ihrer vorhandenen Software. Preise kommen aus Ihrer Kalkulation, nicht aus einem Sprachmodell. Vor dem Versand prüft ein Mensch und gibt frei.
- Eine Angebotsart ab 4.900 € netto
- Start in 4 bis 6 Wochen
- Kein Versand ohne Freigabe
Welche Schritte lassen sich automatisieren?
Fast jeder Schritt rund um das Angebot lässt sich vorbereiten. Preis, Machbarkeit und Zusage bleiben bei Ihnen.
- 01
Anfrage annehmen
Formular, E-Mail oder Anhang wird erfasst, Kontakt und Vorgang werden angelegt, eine Eingangsbestätigung geht raus.
- 02
Angaben auslesen
Ein KI-Schritt liest Leistung, Menge, Maße, Termin und Ort aus Text, PDF oder Foto. Unsichere Angaben markiert er zur Prüfung.
- 03
Vollständigkeit prüfen
Fehlen Pflichtangaben wie Maße oder Liefertermin, liegt eine Rückfrage als Entwurf zur Freigabe bereit.
- 04
Positionen vorschlagen
Passende Positionen und Textbausteine kommen aus Ihren Vorlagen und früheren Angeboten. Sie bestätigen die Auswahl.
- 05
Preise einsetzen
Preise kommen nach festen Regeln aus Ihrer Preisliste oder Ihren Stammdaten. Zuschläge und Rabatte legen Sie fest.
- 06
Entwurf erzeugen
Der Angebotsentwurf entsteht in Ihrer Software oder als Dokument, die zuständige Person wird benachrichtigt.
- 07
Freigeben und senden
Ihre Kalkulation prüft, ergänzt und gibt frei. Ohne Freigabe geht nichts hinaus.
- 08
Nachfassen
Bleibt eine Antwort aus, liegt nach einer festgelegten Frist ein Entwurf für die Nachfrage bereit.
Wie sieht das in Ihrer Branche aus?
Das Prinzip ist gleich, Eingänge und Vorlagen unterscheiden sich.
- 01
Handwerk
Anfrage mit Fotos, typische Rückfragen zu Räumen, Maßen und Baujahr, Entwurf aus Ihren Vorlagen in der Handwerkersoftware.
- 02
Industrie und Auftragsfertigung
Anfrage mit Zeichnung oder Stückliste: Material, Menge, Liefertermin und Normen auslesen, Vorgang im CRM oder ERP anlegen, Vertrieb kalkuliert nach.
- 03
Beratung, Agenturen, Dienstleister
Frühere Angebote und Konzepte per Frage auffindbar, Entwurf in Ihrem Stil mit Quellenangabe, Ihr Team überarbeitet.
Was passiert mit den Daten aus Anfragen?
Anfragen enthalten Namen, Adressen und oft Fotos oder Zeichnungen. Die Datenwege legen wir vor der Umsetzung fest.
- 01
Hosting in Deutschland oder der EU
Plattform und Daten auf einem Server in Deutschland oder der EU, auf Wunsch auch die KI-Verarbeitung in einer EU-Region.
- 02
Auftragsverarbeitung
Auftragsverarbeitungsvertrag mit Vertion und Prüfung der Bedingungen der beteiligten KI-Anbieter, etwa zur Nutzung von Eingaben für Training.
- 03
Datenminimierung
Das Modell bekommt nur die Angaben, die es zum Auslesen braucht; Anhänge werden nach festgelegter Frist gelöscht.
- 04
Kein automatischer Versand
Angebote, Rückfragen und Nachfragen gehen erst nach menschlicher Freigabe raus. Jeder Lauf wird protokolliert.
Häufige Fragen zur automatisierten Angebotserstellung
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns, wir antworten persönlich.
01 Kann KI Angebote automatisch erstellen?
KI kann einen großen Teil vorbereiten: Anfragen auslesen, fehlende Angaben erkennen, Positionen und Textbausteine vorschlagen und einen Entwurf formulieren. Ein Angebot ohne Prüfung empfehlen wir nicht, weil ein Sprachmodell weder Ihre Kalkulation noch die Gegebenheiten vor Ort kennt. Bei Vertion entsteht ein Entwurf, den ein Mensch prüft und freigibt.
02 Kann die KI Preise kalkulieren?
Preise sollten aus Ihrer Preisliste und Kalkulation kommen. Der Ablauf setzt sie nach festen Regeln ein, etwa Einheitspreis mal Menge, und rechnet nicht mit Schätzungen eines Sprachmodells. Zuschläge, Rabatte und Risikoaufschläge legen Sie fest.
03 Brauche ich dafür eine neue Angebotssoftware?
In der Regel nicht. Wir verbinden den Eingang mit Ihrer vorhandenen Handwerkersoftware, Ihrem ERP oder Microsoft 365. Schreiben Sie Angebote heute in Word oder Excel ohne Stammdaten und Preislisten, ist eine Standard-Angebotssoftware oft der erste sinnvolle Schritt. Das sagen wir Ihnen im Erstgespräch auch so.
04 Funktioniert das mit unserer Software?
Meist ja. Wir binden Systeme über Schnittstellen, Webhooks oder Konnektoren an, etwa SAP, Microsoft Dynamics, Business Central oder Microsoft 365. Fehlt eine offene Schnittstelle, prüfen wir Export-Dateien oder E-Mail-Übergaben. Ob eine Anbindung sinnvoll möglich ist, klären wir vor dem Angebot.
05 Ist das DSGVO-konform möglich?
Ja, wenn es so geplant wird: Hosting in Deutschland oder der EU, KI-Verarbeitung in einer EU-Region, ein Auftragsverarbeitungsvertrag, Löschfristen für Anhänge und keine Weitergabe ohne Freigabe. Die rechtliche Bewertung Ihres Falls stimmen Sie bitte mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten ab.
06 Was kostet es, die Angebotserstellung zu automatisieren?
Für eine Angebotsart beginnt ein Projekt bei 4.900 € netto, als Festpreis nach der Analyse, zahlbar zu 40 % nach Auftragsbestätigung und 60 % nach Abnahme. Laufend kommen ein Server in Deutschland ab 29 € pro Monat, Modellnutzung nach Verbrauch und auf Wunsch Betreuung ab 79 € pro Monat dazu.
07 Wie lange dauert die Einführung?
Für eine Angebotsart rechnen wir mit 4 bis 6 Wochen von der Auftragsbestätigung bis zum Einsatz mit echten Anfragen. Danach folgt eine Testphase, in der wir Regeln und Anweisungen nachschärfen, bevor weitere Angebotsarten dazukommen.
Sprechen wir über Ihren Ablauf.
Ein Gespräch von 30 Minuten genügt für eine erste ehrliche Einschätzung.
Finden wir gemeinsam den ersten Ablauf, der sich lohnt.
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