Unterlagen hochladen, prüfen, nachfordern

Ein Finanzdienstleister sammelt für seine Vorgänge Unterlagen seiner Endkunden. Das Zielbild: Endkunden laden ihre Unterlagen selbst über einen persönlichen Link hoch. Das Team prüft alles an einer Stelle und fordert Fehlendes gezielt nach, statt hinterherzutelefonieren.

Je Kundengruppe gilt eine eigene Checkliste. Weil es um sensible Unterlagen geht, stand der Rahmen für Hosting und Sicherheit vor dem Bau fest.

Für jeden Endkunden soll eine vollständige Akte entstehen, gesteuert über eine Checkliste. Jede Datei prüft ein Mensch.

Kundenunterlagen gehen vorerst an keine KI. Diese Projektregel beruht auf unserer Einschätzung und ist keine Rechtsberatung.

1. Akte anlegen. Das Team legt im Backoffice eine Akte an. Die Mail mit dem persönlichen Link liegt danach als Entwurf im Postfach und wird von Hand verschickt.

2. Anmelden per Einmal-Code. Der Endkunde öffnet seinen persönlichen Link und meldet sich mit einem Einmal-Code an, den er per E-Mail bekommt.

3. Hochladen nach Checkliste. Er sieht seine Checkliste mit Fortschritt und einem kurzen Hinweis je Punkt. PDFs oder Handyfotos lädt er direkt beim passenden Punkt hoch und reicht über denselben Link nach, bis die Akte geschlossen ist.

4. Ablage in Microsoft 365. Nach dem Einreichen bekommt der Endkunde eine Bestätigung, das Team einen Hinweis. Die Dateien landen automatisch im Ordner dieses Endkunden in der Microsoft-365-Ablage des Unternehmens.

5. Jede Datei prüft ein Mensch. Das Backoffice zeigt alle Akten mit Filtern und Suche. Jede Datei bekommt „Passt“ oder „Nachfordern“ mit Grund, und den Grund sieht der Endkunde auf seiner Seite.

6. Nachfassen nach Sichtung. „Nachfass-Mail erstellen“ legt einen Entwurf mit allen offenen Punkten ins Postfach. Diese Mail geht erst raus, wenn jemand sie gesehen hat. Links lassen sich neu senden oder sperren, Akten schließen, und jede Akte führt ein Protokoll.

• Zwei eigene Weboberflächen. Ein Upload-Portal für Endkunden und ein Backoffice für das Team, beide für schmale Bildschirme ausgelegt. Ein Test auf einem echten Smartphone steht noch aus.
• n8n auf eigenem Server in Deutschland. Der Server läuft über den Hosting-Vertrag des Kunden, wir betreuen ihn. Dazu gehört eine tägliche verschlüsselte Sicherung.
• Microsoft 365 des Unternehmens. Postfach für Code-Mails und Entwürfe, Ablage mit einem Ordner je Endkunde. Die Anmeldung am Backoffice läuft per Microsoft-Konto (Single Sign-on).
• Keine KI an Kundenunterlagen. Kundenunterlagen gehen vorerst an keine KI. Hochgeladene Dateien liegen nur kurz auf dem Server und sind von der Sicherung ausgenommen, für Aktendaten ist eine automatische Löschfrist eingebaut. Echte Kundendaten kommen erst ins System, wenn die offenen Datenschutz- und Vertragspunkte erledigt sind.

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Upload-Portal und Backoffice laufen seit Oktober 2026 im Test, mit erfundenen Testdaten. Echte Endkunden gibt es noch nicht. Heute lässt sich sagen:

• Der Weg vom persönlichen Link bis zur geprüften Datei in der Ablage ist durchgängig aufgebaut.
• Jede Datei prüft ein Mensch, Nachforderungen gehen erst nach Sichtung raus.
• Von der Server-Einrichtung bis zum Testbetrieb verging weniger als ein Monat.
• Der Server steht in Deutschland. Die Unterlagen wertet keine KI aus.

Messwerte gibt es erst mit echten Endkunden. Wir tragen sie ein, sobald es sie gibt.

• Datenschutz bestimmt die Architektur. Keine KI an Kundenunterlagen, Dateien nur kurz auf dem Server und nicht in der Sicherung, eine automatische Löschfrist für Akten: Das war der Rahmen, kein Zusatz.
• Ein Eingang ordnet zu. Der persönliche Link ordnet jede Datei der richtigen Akte zu, die Checkliste dem richtigen Punkt.
• Automatisch, wo es sicher ist. Code- und Bestätigungsmails gehen automatisch raus. Nachforderungen, neue Links und Einladungen gehen erst nach menschlicher Sichtung raus.
• Erst testen, dann echte Daten. Der Test läuft mit erfundenen Daten, bis Datenschutz- und Vertragspunkte geklärt sind.