Firmenwissen durchsuchbar machen: RAG im technischen Umfeld

Kurz gesagt: Im technischen Umfeld muss ein Assistent nachvollziehbar antworten: mit Quelle, Version und Stand. RAG leistet das, wenn Dokumente sauber aufbereitet, Versionen getrennt geführt und Zugriffsrechte beachtet werden. Wichtiger als das Modell sind Quellenlage, Prüfverfahren und die Frage, wofür eine Antwort verwendet werden darf.

1. Wo technisches Wissen heute liegt

Handbücher, Wartungsanleitungen, Prüfberichte, Zeichnungen, Normen, Lastenhefte, Projektberichte: In Industrie- und Engineering-Unternehmen sammelt sich über Jahre ein großer Bestand an Dokumenten. Er liegt auf Laufwerken, in Dokumentenmanagementsystemen, in SharePoint, in E-Mails und in den Köpfen erfahrener Kolleginnen und Kollegen. Wer eine Antwort sucht, fragt oft zuerst eine Person und erst danach das System.

Mit Retrieval-Augmented Generation (RAG) lässt sich dieser Bestand per Frage durchsuchen. Das System sucht passende Textstellen heraus und formuliert daraus eine Antwort, die auf die Quellen verweist. Das Prinzip erklärt unser Ratgeber RAG für Produktdokumentation; hier geht es um die Besonderheiten im technischen Umfeld.

2. Was im technischen Umfeld anders ist

Genauigkeit zählt mehr als Eleganz. Ein falscher Wert in einer Wartungsanleitung kann teuer werden. Antworten müssen deshalb auf eine Quelle zurückführbar sein, am besten mit Dokumentname, Version und Abschnitt.

Versionen und Gültigkeit. Ein Handbuch gilt für bestimmte Baureihen, Seriennummern oder Revisionsstände. Das System muss wissen, welche Version zur Frage gehört, und veraltete Stände klar kennzeichnen oder ausschließen.

Tabellen, Formeln und Zeichnungen. Technische Dokumente bestehen nicht nur aus Fließtext. Tabellen mit Kennwerten, Maßangaben in Zeichnungen und Stücklisten brauchen eigene Verarbeitung. Manches lässt sich gut auslesen, anderes sollte bewusst außerhalb der Antworten bleiben. OCR hilft bei Scans, ersetzt aber keine Prüfung.

Mehrere Sprachen. Dokumente liegen häufig auf Deutsch und Englisch vor, teils gemischt. Die Suche sollte sprachübergreifend funktionieren und die Antwortsprache steuerbar sein.

Fachbegriffe und Abkürzungen. Interne Kürzel, Teilenummern und Normbezeichnungen werden von allgemeinen Modellen nicht immer richtig verstanden. Eine Kombination aus Stichwort- und Bedeutungssuche liefert hier meist die besseren Treffer.

3. Aufbau eines belastbaren Systems

Ein tragfähiges System besteht aus mehreren Teilen:

1. Quellenanbindung: Dokumente werden aus den führenden Systemen übernommen und regelmäßig abgeglichen.
2. Aufbereitung: Texte werden in Abschnitte zerlegt, mit Metadaten wie Produkt, Version, Dokumenttyp und Sprache versehen und als Embeddings in einer Vektordatenbank abgelegt.
3. Suche: Zu einer Frage werden die passenden Abschnitte gefunden, mit Filtern auf Version und Berechtigung.
4. Antwort: Das Sprachmodell formuliert die Antwort ausschließlich aus den gefundenen Abschnitten und nennt die Fundstellen.
5. Absicherung: Bei fehlender Grundlage sagt das System, dass es keine verlässliche Antwort gibt, statt zu raten.

Hinweis: Ein RAG-Assistent ist ein Rechercheinstrument. Für Freigaben, sicherheitsrelevante Entscheidungen oder Nachweise gelten weiter Ihre bestehenden Prozesse. Legen Sie fest, wofür Antworten verwendet werden dürfen und wo ein Mensch gegenprüft.

Ein Beispiel für den Nutzen im Alltag: Ein Servicetechniker fragt nach dem Anzugsdrehmoment einer Verbindung bei einer bestimmten Baureihe. Ohne System durchsucht er mehrere Handbücher oder ruft einen Kollegen an. Mit einem sauber aufgebauten System erhält er die Fundstelle im passenden Handbuch samt Version und kann sie direkt prüfen. Wichtig ist, dass der Weg zur Originalquelle immer offen bleibt, damit niemand allein auf die Formulierung des Modells vertrauen muss.

4. Zugriffsrechte und Vertraulichkeit

Technische Dokumente enthalten oft Know-how, das nur für bestimmte Gruppen bestimmt ist: Konstruktionsdaten, Kundenspezifikationen, Prüfergebnisse. Ein Assistent darf deshalb nur auf Inhalte zugreifen, die die fragende Person auch im Quellsystem sehen dürfte. Die Rechte müssen bereits bei der Suche berücksichtigt werden, nicht erst bei der Anzeige. Zusätzlich sollten Sie Protokolle führen, wer was gefragt hat, und die Aufbewahrung begrenzen.

Auch der Standort ist ein Thema. Hosting in Deutschland oder der EU, eine eigene Instanz oder ein selbst betriebenes Modell können je nach Schutzbedarf sinnvoll sein. Mehr dazu im Ratgeber KI und Betriebsgeheimnisse.

5. Qualität prüfen

Bauen Sie vor dem Start einen Satz realer Testfragen auf, deren richtige Antwort bekannt ist, am besten gemeinsam mit erfahrenen Fachleuten. Prüfen Sie damit:

• Findet das System die richtige Quelle?
• Ist die Antwort inhaltlich korrekt und vollständig?
• Wird die richtige Version verwendet?
• Gibt das System zu, wenn es nichts weiß?
• Wie reagiert es auf Fragen, die nicht in den Dokumenten stehen?

Wiederholen Sie diesen Test nach jeder größeren Änderung, etwa neuen Dokumenten oder einem Modellwechsel. Im Betrieb zeigen Rückmeldungen („Antwort hilfreich?“) und Stichproben, wo nachgebessert werden muss.

6. So starten Sie

1. Anwendungsfall wählen: Welche Frage kostet heute am meisten Suchzeit?
2. Bestand eingrenzen: Ein Produktbereich oder eine Dokumentart genügt für den Anfang.
3. Dokumente prüfen: Aktualität, Versionen, Qualität der Scans und Zuständigkeiten klären.
4. Pilot mit Fachleuten: Testfragen sammeln, Ergebnisse bewerten, Schwachstellen beheben.
5. Betrieb planen: Aktualisierung, Betreuung und Verantwortung festlegen.

Wie stark die Suchzeit sinkt, lässt sich nur am konkreten Bestand beurteilen. Eine Überschlagsrechnung mit Ihren Annahmen ist auf Projekt anfragen möglich.

Häufige Fragen kurz beantwortet

Kann der Assistent mit Zeichnungen und Tabellen umgehen?

Teilweise. Tabellen lassen sich oft gut verarbeiten, bei Zeichnungen hängt es von der Art ab. Wir klären am Beispiel Ihrer Dokumente, was zuverlässig funktioniert und was bewusst ausgeklammert wird.

Wie verhindern wir, dass veraltete Anleitungen auftauchen?

Durch Metadaten zu Version und Gültigkeit, regelmäßige Synchronisation mit dem führenden System und Filter in der Suche. Veraltete Stände werden ausgeblendet oder deutlich gekennzeichnet.

Dürfen vertrauliche Dokumente in ein KI-System?

Das hängt von Schutzbedarf, Verträgen und Standort ab. Mit Hosting in der EU, einer eigenen Instanz oder einem selbst betriebenen Modell lässt sich das Risiko begrenzen. Die Bewertung im Einzelfall gehört zu Ihrer Datenschutz- und Informationssicherheitsberatung.

Wenn Sie prüfen möchten, ob sich Ihre technische Dokumentation für ein solches System eignet, besprechen wir das im kostenlosen Erstgespräch (30 Minuten). Schreiben Sie uns über die Kontaktseite.

Weiterführend: Leistung RAG-Systeme · Branchen Industrie & Engineering und Luftfahrt · Glossar: RAG, Retrieval, Embedding, Vektordatenbank

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